9 wskazówek na temat skutecznych spotkań online

Ostatnio napisaliśmy popularny artykuł na temat skutecznych spotkań. Niektórzy zauważyli, że spotkania online wymagają specjalnego zestawu umiejętności i trudno jest podążać tymi samymi wskazówkami, jakie daliśmy osobiście. Z tak dużą liczbą osób pracujących w domu wydawało się, że to dobry pomysł, aby poradzić sobie z tymi spotkaniami. Ponieważ przede wszystkim pracuję w domu, dobry procent moich spotkań odbywa się przy użyciu wideokonferencji i udostępniania ekranu. Robiąc to od kilku lat, oto niektóre z najlepszych wskazówek, które oferuję osobom, które zaczynają robić spotkania online.

1. Bądź skupiony

Łatwo jest rozproszony lub spróbować wielu zadań podczas spotkania online. Nie rób tego. Szczególnie, jeśli jesteś na wideo, skup się na spotkaniu i nie pozwól, aby twój pies lub dzieci wpadały do ​​biura lub pojawiły się w aparacie. Jeśli jesteś fizycznie na spotkaniu, twoja obecność daje Ci "punkty" za troskę, nawet jeśli masz doodling lub wyjdziesz przez okno. Dzięki spotkaniu online nawet niewielka ilość rozproszenia może sprawić, że wyglądasz, jakbyś w ogóle nie zwracał uwagi.

Zorganizowałem wideokonferencje, w których jedna osoba ciągle się przerywała lub rozpraszała inne rozmowy telefoniczne itd. Na konferencji wideo narodziło się 10 razy bardziej nieprofesjonalne niż osobiste.

2. Uzyskać technologię w prawo

Załóżmy, że technologia będzie problemem i daje wiele opcji i wystarczająco dużo czasu, aby wszystko w porządku. Oto kilka rzeczy do rozważenia:

Zrestartuj komputer z wyprzedzeniem. Jeśli od czasu do czasu musisz ponownie uruchomić komputer, aby nie ruszać się, zrób to przed spotkaniem. Nie chcesz zmusić wszystkich, aby poczekał podczas ponownego uruchamiania komputera.

Połącz od 10 do 15 minut wcześnie. Jeśli istnieją jakiekolwiek problemy, chcesz się upewnić, że znasz je z wyprzedzeniem. Jest to szczególnie ważne, jeśli korzystasz z systemu konferencji internetowych, z którym się znasz. Może zaistnieć niewielka krzywa uczenia się i może być kilka narzędzi, które należy pobrać i zainstalować.

Dostępne są alternatywne informacje o połączeniach. Wiele rozwiązań do konferencji internetowych umożliwia korzystanie z dźwięku przez komputer lub przez telefon. Upewnij się, że masz potrzebne informacje na temat obu sposobów. Jeśli problemy z połączeniem sprawią, że obraz wideo nieco się pogmatwany, to nie jest wielka sprawa, ale jeśli ludzie nie mogą zrozumieć tego, co mówisz, nie będziesz w stanie przyczynić się.

Upewnij się, że połączenie internetowe nie będzie nasycone. Nie próbuj przeprowadzać wideokonferencji, podczas gdy inni próbują przesłać całą płytę DVD. W większości miejsc szybkość przesyłania jest Twoim wąskim gardłem, ale działa w oba sposoby. Głos jest szczególnie wrażliwy na szybkość połączenia, więc jeśli wystąpią problemy, spróbuj użyć telefonu do połączenia głosowego, tak aby w minimalnym stopniu słyszeć i być wyraźnie słyszalnym.

Wykonaj kopie zapasowe, które można łatwo przełączyć. Jeśli robisz wiele wideokonferencji z domu, prawdopodobnie warto mieć zapasowe połączenie z internetem. W wielu miejscach można uzyskać linię DSL za 15 do 30 USD miesięcznie. Jest to jednak przydatne tylko wtedy, gdy wiesz, jak szybko przełączyć się na niego w przypadku awarii.

Zamknij inne programy. Nie próbuj przeprowadzać wideokonferencji, podczas gdy Twoja aplikacja do edycji wideo lub ogromne pliki Photoshopa są otwarte. Zamknij programy, których nie potrzebujesz. Spowoduje to zmniejszenie ryzyka awarii komputera i zwiększenie zasobów dostępnych do przeprowadzenia wideokonferencji.

Używaj UPS. Nie chcesz, aby ktoś zniknął w trybie offline, jeśli zasilanie zgaśnie i znowu włącza. Upewnij się, że cały łańcuch komunikacji jest podłączony do baterii. Jeśli komputer jest na zasilaniu bateryjnym, ale nie ma modemu kablowego, nadal masz słaby łącznik, jeśli zasilanie wyczerpie.

3. Podążaj za e-mailem

W prawdziwym spotkaniu, niektóre z cennych części pojawiają się po zakończeniu spotkania. Ludzie mówią o tym, co zamierzają zrobić, wyjaśnić zobowiązania itd. Spróbuj odtworzyć to, jeśli możesz. Wysyłam e-maila z podsumowaniem, jakie decyzje zostały podjęte i kto zobowiązał się do tego, aby upewnić się, że nie ma nieporozumień i pomóż stworzyć rekord, który każdy może wykorzystać.

4. Argumentuj grzecznie

Jak wskazuje Brian, argumentowanie może być dobre dla spotkań, ale nie można tak samo dyskutować podczas wideokonferencji, jak można osobiście, nie stając się szarpnięciem. Powinieneś jeszcze spierać się. Jak już powiedzieliśmy, najważniejsza część spotkania odbywa się poprzez niezgody i przerywanie pomysłów. Trzeba jednak zachować ostrożność, aby być grzecznym, ponieważ znajdujesz się w niekorzystnej sytuacji w komunikacji niewerbalnej. Twój język ciała i postawa nie będą przenosić również przez kamerę wideo, tak jak robią to osobiście, więc sposób mówienia rzeczy staje się znacznie ważniejszy.

Oto kilka sposobów, aby dyskutować grzecznie:

Stanowisko drugiej osoby z empatią. To pomaga pokazać, że rozumiesz, co mówią. Dodanie zwrotów takich jak "widzę, dlaczego uważasz, że to ważne" i "widzę w tej perspektywie wartość z perspektywy XYZ". Zrozumienie pozycji kogoś i znaczenie ich pozycji to bardzo cenny sposób na zrozumienie ich Ponieważ nie pozwala im na obronę.

Bądź skupiony na tej kwestii, a nie na ludziach. Uważaj, aby nie robić niczego, co mogłoby wyglądać na osobisty atak.

Poczekaj, aby określić swoje stanowisko. Nie zaczynaj rozmawiać z pół-formułowanym pomysłem. Niewymiennym jest napisanie kilku słów, które opisują twój argument przed rozpoczęciem rozmowy. Pamiętaj, że jesteś w komunikacji nie werbalnej w niekorzystnej sytuacji, więc twoja komunikacja słowna musi być krystalicznie czysta i bardziej przekonująca.

Zwróć uwagę na jakąkolwiek wrogość, nawet jeśli jest nieznaczna. Mówiąc takie rzeczy: "Wiem, że czujesz się mocno i doceniam Twoją pasję" może pomóc w skupieniu uwagi na pomysłach i pomagać rozproszonym wrogość między osobami.

Planować naprzód. Jeśli wiesz, że niektóre dyskusje mogą stać się sporne, planuj. Jeśli wiesz, Joe może się zły na temat swojego pomysłu, ale Susan popiera to, porozmawiaj z Susan przed czasem. Być może obaj prezentują swoje pozycje, więc Joe nie skupia się na jednej osobie. Być może Susan może przedstawić ten pomysł, ponieważ ma lepsze relacje z Joe i będzie w tym samym pomieszczeniu z nim, więc nie ma wady komunikacji niewerbalnej.

Śledź osoby na telefonie. Szybkie połączenie telefoniczne z kilkoma osobami po spotkaniu może być cenne, aby upewnić się, że nie ma ciężkich uczuć. Może to pomóc w powielaniu niektórych interakcji, które występują po spotkaniu in-person, gdy ludzie idą do swoich biur.

5. Przygotuj się na przygotowanie

Upewnij się, że wszystko przygotowano przed spotkaniem. Konferencje wideo mają tendencję do powiększania braku przygotowań ze strony użytkownika, więc upewnij się, że posiadasz jakąś dokumentację lub pliki, w których możesz je bez trudu zbadać. W prawdziwym życiu, pochylając się, aby szukać w teczce może nie być wielkim problemem, ale jeśli zniknie z ekranu, aby coś dostać, może sprawić, że wyglądasz, jakbyś nie wykonywał pracy przygotowawczej. Przez większość czasu nie chcesz zniknąć z ekranu, jeśli możesz to pomóc.

6. Spójrz do kamery

Najlepsze systemy wideokonferencji pozwalają spojrzeć na ludzi, patrząc prosto do aparatu. Postaraj się, aby umieścić kamerę wideo w tym celu. Jeśli szukasz lewej strony na obrazie innych osób, a kamera wideo jest po prawej stronie, wygląda na to, że patrzysz tylko na bok. Jeśli nie widzisz obu, dobrze jest przyjrzeć się Twojemu aparatowi, aby dać każdemu na drugim końcu kontakt wzrokowy. Jeśli na ekranie wyświetli się podgląd Twojego obrazu, spróbuj zlokalizować aparat i okno, tak aby wyglądało to tak, jakbyś patrzył sobie w oczy.

7. Czyste, pozbawione zakłóceń tło

Bądź bardzo świadomy tego, co jest w tle za tobą lub na biurku przed tobą. Staraj się, aby Twoje biuro było czyste i bałagan, jak to możliwe. Bądź ostrożny, gdy ludzie idą za tobą. To może być rozpraszające, wyglądać nieprofesjonalnie i mogą zakończyć się coś żenującego. Programy informacyjne chcą pokazać wszystkim swoim analitykom trudne do pracy za nimi na swoich komputerach. Niedawna transmisja wiadomości finansowych pokazała, że ​​pracownik patrzy na zdjęcia strój kąpielowy na monitorze w tle. Idealnie chcesz, aby twoje biurko było ustawione tak, aby ludzie nie mogli chodzić za tobą. Jeśli pracujesz w domu, nie chcesz, aby jedno z Twoich dzieci biegało w tle.

8. Użyj dobrej kamery

Mimo że wbudowana kamera na laptopie może działać, prawdopodobnie będzie miała lepszą jakość dzięki zewnętrznej kamerze. Używam kamery DV podłączonej do mojego komputera z firewire i daje bardzo dobre rezultaty. Może to przydać Ci trochę czasu, aby zrozumieć, jak balans bieli działa w aparacie. Zrobiłem kilka internetowych spotkań z ludźmi, którzy wyglądają tak, jakby po prostu spędzili 10 godzin w łóżku opalającym, ponieważ ich aparat sprawia, że ​​odcienie skóry wyglądają jasno czerwono. Choć nie jest to wielka sprawa, tym bardziej profesjonalny wygląd możesz lepiej. Inną cechą, którą lubię w mojej aparacie jest zoom zdalnego sterowania. Ułatwia to ramkę obrazu bez konieczności dotykania aparatu lub pozostawienia obrazu.

Upewnij się, że masz wystarczająco dużo światła. Jeśli aparat ma wbudowane światło, spróbuj go włączyć. Otwarcie cienia lub włączenie innej lampy może mieć duży wpływ na to, jak dobry jest Twój obraz wśród innych uczestników.

9. Koniec na czas

Chcesz, aby ludzie pojawili się na czas na ważne spotkanie. Musisz dać im ten sam szacunek i zakończyć, gdy powiesz, że skończysz. Jeśli nadążysz do planu zajęć, zakończenie na czas nie powinno być zbyt trudne, a kończąc na wczesnym etapie jest zawsze dobre.