Przewodnik zakupów: 5 musi mieć produkty dla każdej sali konferencyjnej

Przewodnik zakupów: 5 musi mieć produkty dla każdej sali konferencyjnej

Przeczytałem ostatnio nagłówek artykułu „Nigdy nie oceniaj książki po okładce, ale zawsze oceniaj firmę według jej sal konferencyjnych” - i pomyślałem sobie, że to dość surowe. Ale w rzeczywistości Twoje sale konferencyjne (i miejsca spotkań) wiele mówią o Twojej firmie…

Na przykład kolory i meble mogą być bardzo formalne lub swobodne; mogą być duże, małe lub nawet ciasne; mogą być bardzo proste (tylko stół i krzesła) lub wypełnione tak dużą technologią, że trudno się skupić. Mogą mieć „żywy wygląd” lub wyglądać na to, że nikt nie używał ich od wieków. W każdym z tych przypadków każdy, kto pracuje dla ciebie lub przychodzi do biura na spotkanie, zacznie odczuwać Twoją firmę.

Chociaż istnieją setki decyzji dotyczących sal konferencyjnych i miejsc spotkań, skupimy się na stronie technologii - ponieważ uważamy, że każda sala konferencyjna lub miejsce spotkań musi być włączone wideo. Cena spadła tak gwałtownie zarówno w przypadku sprzętu, jak i usług, co nie ma już sensu, aby nie włączyć pokoi.

Więc co jest wymagane? Czego naprawdę potrzebujesz w swoich pokojach, aby zarówno obsługa była prosta, jak i opłacalna dla firmy? Oto kluczowe produkty - bez nich nie dostaniesz korzyści - zanurzmy się więc w…

# 1: Platforma wideokonferencyjna

Musisz zacząć gdzieś, a najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest oprogramowanie i usługi, które będą używane w Twojej firmie. Każda osoba obsługująca technologię powie Ci, aby standaryzować na jednym rozwiązaniu - co oznacza - nie komplikuj rzeczy z kilkoma różnymi aplikacjami. Osobiście uważamy, że chodzi o dwa rozwiązania: Zoom lub RingCentral . Tak, są inne rozwiązania, Microsoft , Google , GoToMeeting i inne mają świetne platformy - ale naszym zdaniem Zoom i RingCentral stanowią najbardziej kompletne rozwiązanie w najlepszym ogólnym punkcie cenowym.

Jest też prosty sposób na określenie, które z tych dwóch rozwiązań wybierzesz - czy chcesz mieć zintegrowany „głos” (lub twoje linie głosowe). Jeśli tak, twoim wyborem będzie RingCentral, jeśli nie, to Zoom.

Oba zapewniają takie samo doświadczenie, funkcje i funkcje wideokonferencji. Ponieważ RingCentral wykorzystuje Zoom jako dostawcę wideokonferencji. Dodają wartości do platformy Zoom, oferując także usługi głosowe - pozwalając połączyć głos i wideo w jedno rozwiązanie. Jeśli nie szukasz tego typu rozwiązania (jedno zapewnia oba), to najlepszym rozwiązaniem jest Zoom.

W obu przypadkach z perspektywy sali konferencyjnej lub miejsca spotkań jest to dokładnie ten sam typ produktów i konfiguracji.

# 2: Kontrola pokoju

Zamiast wpadać w aparaty i dźwięk od razu, uważamy, że lepiej jest skupić się na tym, jak kontrolujesz pokój. Chociaż zależy to od każdej platformy wideokonferencyjnej, raz nie zmienia się wymóg posiadania komputera do sterowania funkcjami. Pamiętaj, że nawet przy wszystkich innowacjach technologicznych w ciągu ostatnich kilku lat nadal potrzebujesz dedykowanej mocy obliczeniowej, aby zapewnić poprawne działanie wideokonferencji.

Osobiście uważamy, że musisz umieścić jak najwięcej koni w swoich pokojach, dlatego znormalizowaliśmy wszystkie nasze zestawy w Intel Skull Canyon i7 . Ten niewielki komputer (8 ”x 5” x 1 ”), komputer bez wentylatora, został zaprojektowany do użytku w grach - co oznacza, że jest gotowy na każdą intensywną aplikację„ wideo ”, którą na nią rzucasz. bezpośrednie połączenie sieciowe, Wi-Fi i Bluetooth, a także łatwe sterowanie dwoma wyświetlaczami Przetestowaliśmy kilka małych komputerów o budowie kompaktowej, a Kanion Czaszki jest ponad nimi.

Po komputerze w pokoju potrzebujemy standardowej kombinacji klawiatury / myszy (bluetooth) jako urządzenia wejściowego, aw przypadku Zoom Rooms / RingCentral mamy konsolę do sterowania platformą sali konferencyjnej.

Konsola pokojowa to dedykowany iPad firmy Apple z załadowaną aplikacją Zoom Rooms. Jest skonfigurowany do sterowania zarówno aplikacją Zoom, jak i sprzętem w pomieszczeniu. Uruchamianie, zatrzymywanie, dodawanie uczestników, inne funkcje pokoju są całkowicie kontrolowane za pomocą konsoli, wraz z niektórymi funkcjami wideo i audio. Chociaż jest to iPad i może uruchamiać inne aplikacje, jest to naprawdę specjalnie zaprojektowane „urządzenie” do pomieszczenia i powinno być traktowane jako takie.

Ta właściwie skonfigurowana kombinacja produktów będzie kontrolować każdy aspekt wideokonferencji - od uruchamiania / zatrzymywania spotkania, tego, co jest udostępniane na ekranie, w aparacie i dźwięku. Z naszego punktu widzenia, spójna konfiguracja produktów do sterowania pomieszczeniami jest ważna - ponieważ chcesz, aby działała bezproblemowo, bez względu na to, w którym pokoju lub lokalizacji znajduje się ktoś w Twojej firmie. Dlatego znormalizowaliśmy te produkty, a każdy zestaw ma te same produkty.

# 3: Kamera

Gdy rozmawialiśmy o innych przewodnikach zakupowych, pokój i przeznaczenie zadecydują, jaki aparat kupi aparat. Nie wszystkie pokoje są takie same, niektóre pokoje są długie i wąskie, niektóre są duże i kwadratowe, inne są w ciasnych pomieszczeniach w otwartej przestrzeni biurowej. Oprócz tego niektóre pokoje są częściej wykorzystywane do aktualizacji lub spotkań personelu, podczas gdy inne są wykorzystywane w zespołach projektowych lub sprzedażowych jako pokoje bojowe, a jeszcze inne są dedykowanymi pomieszczeniami szkoleniowymi.

Dopasowując aparat zarówno do pomieszczenia, jak i do użytkowania, najpierw zawęzisz swoje wybory, a po drugie, znacznie łatwiej będziesz oceniać jedną kamerę na drugiej - albo jako „wypiek” między dwoma aparatami, albo po prostu porównując funkcje i funkcje .

Ważne dla kamery jest pole widzenia (FOV), funkcja PTZ, funkcja powiększania, rozdzielczość i sposób kontrolowania wszystkich. Wiele aparatów jest wyposażonych w pewien rodzaj pilota zdalnego sterowania, fizycznego pilota lub oprogramowania, do sterowania punktem widzenia kamery. Na przykład AVer CAM520 jest wyposażony w pilota, który można zaprogramować do 10 „ustawień wstępnych”. Pozwala to na szybką zmianę widoku kamery, za naciśnięciem jednego przycisku - co przydaje się, gdy masz pokój i chcesz mieć pewność, że możesz skupić się na jednej osobie w pokoju lub na czymś w rodzaju tablicy.

Patrząc na kamery, nie zawsze jest to ten, który wygrywa z najlepszymi „specyfikacjami”, powinien być tym, który najlepiej pasuje zarówno do pomieszczenia, jak i celu.

# 4: Audio

Niektórzy ludzie są zdezorientowani, gdy mówimy „audio”, ponieważ są przyzwyczajeni do mówienia „linii telefonicznych” lub linii konferencyjnych. Wideokonferencje są nieco inne. Chociaż ktoś może „połączyć się” z wideokonferencją, w większości przypadków ludzie przyłączają się do własnego połączenia sieciowego, a wideokonferencja ostatecznie jest usługą „sieciową”.

Dzięki wideokonferencjom niezwykle ważne jest, aby dźwięk był jasny i bezpośredni. Jako uczestnik (nie w pokoju) chcesz, aby mieli poczucie „w pokoju” - bez tego tracisz jedną z podstawowych zalet wideokonferencji. Aby stworzyć wrażenie w pokoju, wszyscy w pomieszczeniu muszą być słyszani (w stosownych przypadkach), a inne dźwięki muszą zostać wyeliminowane. Nie ma nic gorszego niż szuranie papierami lub przenoszenie laptopa na stół, będąc słyszanym przez ludzi. Lub nie słyszysz kogoś przez głośniki w pokoju.

Twój system audio musi być łatwo zarządzany, głośność głośnika, wyciszanie itp. Są ważnymi funkcjami dostrojenia dźwięku zarówno do pomieszczenia, jak i samego spotkania. Mimo, że tradycyjnie używamy audio z blatem, który jest idealny dla niemal każdej przestrzeni konferencyjnej, zaczynamy dostrzegać zmianę na bardziej „zainstalowany” dźwięk. Mogą one być nieco bardziej złożone (chociaż widzieliśmy, jak czynnik złożoności maleje z biegiem lat) niż na stole, ale mogą również zapewnić lepsze wrażenia zarówno uczestnikom spotkań w pokoju, jak i online. Pierwszą korzyścią jest pełne pokrycie pokoju mikrofonami - możesz mieć wszystkie mikrofony dostępne lub możesz wyciszyć określone mikrofony. Inną zaletą jest to, jak czysty będzie wygląd pokoju w porównaniu do tabletu audio z mikrofonami przedłużającymi. Całe okablowanie i kable są niewidoczne, stół to przede wszystkim otwarta przestrzeń bez dodatkowego bałaganu.

Nowa generacja produktów audio będzie mniejsza, bardziej zintegrowana i będzie miała lepszą filtrację i kontrolę. Większość z nich będzie automatyczna, kontrolowana przez wewnętrzne oprogramowanie - ale będą też zintegrowane kontrolki, oprogramowanie obszaru, które może kontrolować organizator spotkania.

Kluczową rzeczą do zapamiętania z dźwiękiem w pomieszczeniu jest dwojakie: pokrycie mikrofonem dla wyraźnego dźwięku dla uczestników online i pokrycie głośników dla osób w pomieszczeniu. Po tym następuje przejście do funkcji specyficznych dla twojego pokoju lub sytuacji.

Uwaga specjalna: Jeśli trenujesz / uczysz, będziesz chciał rozszerzyć wyszukiwanie produktów o mikrofony prezenterów - które są dostępne we wszystkich typach i rozmiarach. Kluczem jest upewnienie się, że są one specjalnie skonstruowane do użycia w wideokonferencjach i dostrojone do komunikacji głosowej.

# 5: Wyświetlacz

Chociaż jest to ostatni z produktów, o których będziemy dyskutować, nie oznacza to, że jest to najmniej ważne. To, co znaleźliśmy w odniesieniu do wyświetlania pokoju, jest takie - jeśli nie potrzebujesz interaktywnego wyświetlacza (a ceny tych spadają), zakup jest taki sam jak lokalnie. Wyświetlacze wysyłkowe są trudne i kosztowne. Mogą łatwo ulec uszkodzeniu podczas transportu, a to oznacza opóźnienia w zwrotach i przesyłkach krzyżowych. Dlatego skupiamy się wyłącznie na interaktywnych wyświetlaczach. Możesz udać się do lokalnego sprzedawcy sprzętu elektronicznego typu big box i uzyskać wyświetlacze 75HD + 4K UltraHD i odebrać je lub dostarczyć na miejscu.

Nasze zestawy pokojowe zwykle nie zawierają wyświetlaczy, chociaż tworzymy coraz więcej zestawów zawierających interaktywny wyświetlacz. Tak więc, w zależności od preferencji i tego, jak zamierzasz korzystać ze swojego pokoju - możesz lepiej kupić lokalne wyświetlacze. Sugerujemy zakup najwyższej jakości, na jaką Cię stać, a jeśli chcesz mieć podwójne wyświetlacze, uzyskaj dwa z tego samego wyświetlacza.

Podsumowując, zasługujesz na najlepsze rozwiązanie dla nowej sali wideokonferencyjnej, która pasuje zarówno do stylu pracy, jak i budżetu Twojej firmy. Pamiętaj, że łatwiej jest zarządzać ograniczoną liczbą „konfiguracji” i obsługiwać je, a pracownikom łatwiej będzie korzystać z pokoi, jeśli wszystkie są bardzo podobne w konfiguracji. Kup za pokój połączony z celem, a nie pomylisz się.

A jeśli masz jakieś pytania, po prostu sięgnij do nas.