Wskazówki dotyczące spotkań biznesowych

Wskazówki dotyczące spotkań biznesowych

1. Zacznij od miłego wstępu

Rozpocznij każde spotkanie, przedstawiając wszystkich uczestników i prezenterów. Kiedy Twoi pracownicy mogą umieścić nazwisko i twarz razem, czują się bardziej zaangażowani w pracę i czują się częścią zespołu. W przeciwieństwie do zwykłych rozmów telefonicznych, gdy słyszysz tylko osobę mówiącą, podczas konferencji wideo możesz zobaczyć twarze innych uczestników. Jedną z dodatkowych zalet wzajemnego postrzegania się jest to, że pomaga zmniejszyć liczbę przypadków, w których ludzie przypadkowo mówią o sobie nawzajem lub nie są w stanie określić, kto mówi w danym momencie. W rezultacie spotkania mogą być bardziej płynne i zapewniać uczestnikom aktywny udział w spotkaniu dzięki konferencji wideo Tenveo.

2. Uruchom uczestników

Angażuj uczestników za pomocą oprogramowania do udostępniania ekranu. Podczas organizowania wirtualnego spotkania uczestnicy mogą łatwo wyjść ze spotkania i być rozproszeni przez inne rzeczy w swoim środowisku. Często wynika to z braku wizualizacji, z którymi uczestnicy mogą się spotkać podczas spotkania. Spotkania z powiększeniem umożliwiają łatwe udostępnianie wizualizacji od jednego uczestnika spotkania do innego, dzięki czemu można uzyskać wizualne odniesienia dla wszystkich, którzy będą mogli używać i utrzymywać koncentrację podczas spotkania. Dzielenie ekranu umożliwia udostępnianie prezentacji PowerPoint, filmów, dokumentów i wszystkiego, co możesz otworzyć na ekranie z innymi uczestnikami. Unikalną cechą oferowaną przez Tenveo jest wykorzystanie tablicy do dzielenia się informacjami między uczestnikami. Ta funkcja pozwala także członkom zespołu tworzyć adnotacje, dzięki czemu idealnie nadaje się do burzy mózgów. Po zapisaniu spotkania te adnotacje są również zapisywane i łatwo dostępne, dzięki czemu notowanie i dokumentowanie spotkania jest proste.

3. Usprawnij proces prezentacji

Pozwól wielu uczestnikom na łatwe prezentowanie informacji podczas spotkania. Kiedy uczestnicy nie są w stanie łatwo wchodzić w interakcje i angażować się nawzajem, mogą zniechęcać się i tracić zainteresowanie uczestnictwem w spotkaniu. Wiele wirtualnych platform spotkań utrudnia przejście z jednego prezentatora do drugiego. To nie tylko frustruje prezenterów, ale także utrudnia zachowanie uwagi uczestników podczas całego spotkania. Wybierając zunifikowaną platformę komunikacyjną, która pozwala prezenterom łatwo udostępniać informacje, bez względu na to, z jakiej lokalizacji pochodzą, problem ten zostaje wyeliminowany, konferencja wideo Tenveo może to zrobić. Łatwość korzystania z oprogramowania do wideokonferencji Zoom sprawia, że przejście z jednego głośnika do następnego jest prawie bezproblemowe.

4. Przejdź poza strefy czasowe

Ułatw im uczestnictwo w spotkaniu z dowolnego miejsca, w którym aktualnie się znajdują. Pracownicy podróżujący, pracujący w odległych lokalizacjach i posiadający biura w wielu miastach, aby móc dołączyć do spotkania z wielu miejsc, ważne jest, aby uczestnicy mogli nie tylko uczestniczyć w spotkaniu, ale także współpracować z innymi uczestnikami. Wiele platform jest dostępnych tylko na określonych typach urządzeń. Platforma spotkań Tenveo może być używana na komputerze Windows lub Mac, a także na urządzeniach mobilnych z systemem Android lub Apple w tym samym czasie, bez martwienia się o problemy związane z łączeniem różnych urządzeń. W rezultacie uczestnicy mogą brać udział za naciśnięciem przycisku z dowolnego miejsca, w którym się znajdują, z większej liczby urządzeń niż inne usługi.

5. Pozwól uczestnikom wziąć udział w dyskusji

Upewnij się, że uczestnicy mają możliwość wyrażania opinii, zadawania pytań i wnoszenia wkładu w dyskusję. Konferencja wideo ułatwia widzom uczestnictwo i odbiera od siebie sygnały wizualne, dzięki czemu rozmowa jest bardziej naturalna niż tradycyjne połączenie konferencyjne. Niektóre narzędzia do spotkań wideo umożliwiają uczestnikom korzystanie z funkcji udostępniania ekranu, ale mogą być ograniczone w innych oferowanych przez nią narzędziach. Oprócz udostępniania ekranu spotkania Tenveo umożliwiają uczestnikom rozmowy ze sobą, tworzenie adnotacji za pomocą funkcji tablicy, udostępnianie plików, zadawanie pytań prezenterowi, a nawet zapisywanie spotkania w celu późniejszego wykorzystania. W rezultacie uczestnicy mogą uczestniczyć w spotkaniu, korzystając z wielu narzędzi współpracy online, do których nie mieliby dostępu podczas korzystania z innych platform.

Korzystając z tych pięciu wskazówek, aby zachęcić uczestników spotkania do wzięcia udziału w kolejnym spotkaniu, możesz mieć pewność, że spotkanie zakończy się sukcesem. Kiedy uczestnicy są zaangażowani, czują, że ich głos jest ważny w procesie podejmowania decyzji i biorą osobisty udział w prowadzonych pracach. Czują się docenione i chętniej stawiają swoje najlepsze kroki. Kiedy więcej osób angażuje się w proces spotkania, mogą wnosić nowe pomysły i oferować różne perspektywy, które mogły nie być brane pod uwagę w przeszłości. Kiedy zespół współpracuje, problemy można lepiej rozwiązać, a niektóre problemy można rozwiązać, zanim jeszcze się pojawią.