Tps na spotkania na odległość
Apr 23, 2019
Porady dotyczące spotkań na odległość
Spotkania na odległość oszczędzają czas i dają szybsze wyniki
Niektóre z zalet spotkań na odległość to:
• Zmniejszyć lub wyeliminować koszty podróży
• Zwiększ wydajność firmy - czas podróży staje się czasem pracy
• Zmniejszenie poziomu stresu wśród pracowników - równowaga między pracą a życiem prywatnym
• Prosty i spontaniczny
• Przyjazny dla środowiska
Wskazówki dotyczące dobrych telekonferencji
Przygotowanie (jeśli przewodniczysz spotkaniu)
Cel, powód. Miej jasny cel spotkania i tego, czego oczekujesz od uczestników. Czy to spotkanie w celu uzyskania informacji, dyskusji lub decyzji?
• Odpowiedni ludzie. Zaproś właściwych ludzi, ludzi, którzy dodają coś do spotkania i coś z tego wyciągają.
• Wymagane odczyty. Wyślij wymagane odczyty do uczestników i osobisty komentarz do każdego z uczestników na temat tego, czego się od nich oczekuje. Czy mają one dostarczyć pewnych informacji na spotkanie lub wyjaśnić coś w szczególności.
• Jasny program. Przed rozpoczęciem spotkania wyślij agendę i listę uczestników.
• Poinformuj. Wyjaśnij, jak dołączyć do spotkania (numer telefonu i dowolny kod PIN) lub czy połączenie zostanie wykonane z uczestnikiem.
• Test. Przed prowadzeniem pierwszego spotkania spróbuj wykonać kilka próbnych połączeń i wypróbować różne funkcje. Może się zdarzyć, że centrala wymaga specjalnych poleceń, aby zadzwonić do wielu osób - sprawdź u swojego menedżera telefonii.
• Dokumentacja. Jak będzie udokumentowane spotkanie? Dobrym pomysłem jest użycie funkcji nagrywania.
• Nie komplikuj. Jeśli spotkanie jest cykliczne, dodaj uczestników jako grupę w przewodniku konferencyjnym lub dodaj pojedyncze kontakty do książki telefonicznej.
• Rozpocznij i zakończ na czas. Zawsze rozpoczynaj spotkanie o wyznaczonej godzinie, nawet jeśli brakuje uczestników.
(Zaplanuj krótką przerwę, jeśli spotkanie wymaga przedłużenia).
• Kontynuuj i kontynuuj. Podsumuj, uzupełnij i wyślij notatki ze spotkania bezpośrednio po spotkaniu. [Ustal terminy i niech wszyscy wiedzą, kto za co odpowiada].
Podczas spotkania (jeśli przewodniczysz spotkaniu)
Wprowadzenie. Witamy i przedstawię wszystkim. Dzięki temu spotkanie zaczyna się dobrze i zapewnia atmosferę sprzyjającą integracji, nawet dla tych, którzy są poza miejscem. Jeśli spotkanie nie jest zbyt duże (do 10 uczestników), poproś uczestników, aby przedstawili się na krótko, aby usłyszeć ich głos. Zawsze staraj się stworzyć atmosferę, która daje ludziom poczucie wspólnego siedzenia, nawet w innych miejscach.
• Minuty. Rób notatki lub wyznacz sekretarza, który może poświęcić kilka minut i uzyskać dostęp do nagrania, jeśli zostanie zrobione.
• Agenda. Osoba prowadząca spotkanie wyjaśnia, na czym polega spotkanie i jak długo potrwa, i przedstawia krótkie podsumowanie programu.
• Przerwy. Rozpocznij spotkanie od wyjaśnienia podstawowych zasad spotkania i tego, co może być niepokojące.
Nie będziesz czytać e-maili, surfować na smartfonie, pracować z innymi zadaniami itp.
• Przerwy. Jeśli spotkanie trwa dłużej niż 45 minut, zrób sobie przerwę, aby pozwolić ludziom rozciągnąć nogi przez 10-15 minut przed kontynuowaniem.
• Dojść do porozumienia. Przed przejściem do nowego przedmiotu sprawdź u różnych uczestników, czy ktoś chce coś powiedzieć. To sprawia, że wszyscy czują się zaangażowani.
• Dynamiczny. Zarządzaj i rozważ dynamikę w grupie. Upewnij się, że wszyscy mają coś do powiedzenia w omawianej sprawie, radzą sobie z konfliktami.
• Wyjaśniać. Jeśli coś się wydarzy w pokoju (co może się rozśmieszyć), wyjaśnij, co dzieje się z każdym, kto bierze udział w telefonie, aby upewnić się, że wszyscy czują się włączeni.
• Czas na pytania. Odłóż czas na rozwiązywanie wszelkich pytań.
• Nowe spotkanie. Jeśli są sprawy, które wymagają kontynuacji, uzgodnij czas na następne spotkanie.
Po spotkaniu (jeśli przewodniczysz spotkaniu)
Kontynuuj i kontynuuj. Podsumuj, uzupełnij i wyślij notatki ze spotkania bezpośrednio po spotkaniu. Ustal terminy i niech wszyscy wiedzą, kto za co odpowiada.
Dla każdego uczestnika spotkania (w lokalizacji zdalnej)
• Cisza i spokój. Postaraj się znaleźć jak najcichsze miejsce do siedzenia.
• Zaparkuj. Jeśli uczestniczysz z samochodu, zaparkuj bezpiecznie, np. Na parkingu, przed dołączeniem do spotkania.
• Wyłącz mikrofon. Jeśli siedzisz gdzieś z dużą ilością szumu tła, np. Na lotnisku lub w samochodzie lub kawiarni, wyłącz mikrofon (wyciszenie), gdy nie rozmawiasz.
• Bądź gotów dużo czasu. Upewnij się, że jesteś w odpowiednim czasie na spotkanie, aby dać sobie szansę na rozmowę z innymi uczestnikami przed rozpoczęciem spotkania (w taki sam sposób, jak robią to ludzie w sali konferencyjnej).
• Przedstaw się. Jeśli masz coś do powiedzenia, upewnij się, że ludzie rozpoznają twój głos, przedstawiając się najpierw.
• Informuj ludzi. Jeśli zostaniesz rozłączony (słaby odbiór, itp.), Zadzwoń natychmiast i, w dogodnym momencie, pozwól innym uczestnikom wiedzieć, że nie było cię przez jakiś czas.
• Skupiać. Skoncentruj się na spotkaniu. Nie czytaj e-maili ani nie rób innych rzeczy podczas spotkania.
