Wybór właściwego narzędzia współpracy online dla zadania

Są nieskończone korzyści przy podejmowaniu podejścia opartego na współpracy w osiągnięciu celów. Współpraca wykorzystuje siłę różnych perspektyw, aby przekształcić dobre pomysły w wspaniałe. Jest to również inteligentny sposób na rozwijanie znajomości i budowanie relacji z zespołem, ponieważ proces współpracy zachęca ludzi do łączenia sił, aby osiągnąć wspólny cel. Na szczęście technologia dawała nam wiele sposobów na współpracę z osobami wewnątrz i na zewnątrz biura. Jednak wiedząc, które narzędzie ma być użyte, może być trudne, dlatego zebraliśmy dziś trzy najpopularniejsze narzędzia do współpracy online i zbadaliśmy korzyści i przypadki użycia najlepszych dla każdego.

Korzyści z współpracy wideo

Dostępne i przystępne: Mniej niż dziesięć lat temu ludzie zostali uwięzieni w kiepskich i kosztownych systemach wideokonferencji wideo, które obiecują wiele, ale były trudne w użyciu. Szybciej się do przodu, a za bardzo niską cenę można uzyskać super elegancki, przyjazny dla użytkownika zestaw do wideokonferencji (np. Tenveo) z wideoami i dźwiękiem HD, co czyni go niezbędnym narzędziem.

Połączenie: współpraca w sieciach wideo tworzy bezpośrednie połączenie między uczestnikami, którzy muszą czuć się jak część zespołu. Biorąc pod uwagę fakt, że zdalna praca ma wzrosnąć, oferty wideo są nieocenionym sposobem na budowanie i utrzymywanie osobistych i produktywnych relacji współpracy.

Zmniejszone ryzyko niepowołanego komunikowania się: więcej niż jakikolwiek inny nowoczesny instrument do współpracy, wideo eliminuje ryzyko błędnej komunikacji, umożliwiając widzenie, słuchanie i zrozumienie ludzi. Ponadto uczestnicy mogą interpretować swoje wypowiedzi twarzy i język ciała i odpowiednio reagować.

Zwiększona szybkość: wideo zwiększa szybkość współpracy, umożliwiając osobom zaangażowanie się w szybką akcję wymiany broni, która odbywa się organicznie podczas rozmowy lub sesji burzy mózgów. Eliminuje również czas utracony wpisywanie długich wiadomości, które mogłyby stać się punktami do rozważenia do momentu, w którym jeden trafi.

Pokaż i powiedz: Udostępnianie dokumentów, wizualizacji i innych funkcji dzięki udostępnianiu ekranu wideo jest szybkie i proste. Pozwala też wszystkim na tej samej stronie i szybko zrozumieć, co oznacza osoba, która dzieli się informacją.

Użyj przypadków: film jest idealny do współpracy, które korzystają z energii bezpośredniego wkładu zespołu, takich jak: burze mózgowe; Przeglądy i aktualizacje projektów; Szkolenie i edukacja; Ogólne i dogłębne dyskusje; Analiza rozwiązań itp.

Korzyści z współpracy z kontem poczty elektronicznej

Liczba pojedyncza: e-mail najlepiej sprawdza się w przypadku pojedynczych współpracowników, które nie wymagają interakcji twarzą w twarz lub natychmiastowej informacji zwrotnej. Nigdy nie warto dodać wielu osób do współpracy w e-mailu, ponieważ liczba odpowiedzi może utopić skrzynki odbiorców uczestników i spowodować, że stracą na drodze e-mail lub zrezygnować z niego zupełnie. Co ciekawe, problem ten narodził się pomysł korzystania z platformy wiadomości zamiast e-maila, chociaż po tym, jak nowa platforma wiadomości zaczęła działać, ludzie zdawali sobie sprawę, że e-mail nadal ma ważne miejsce w arsenale narzędzi współpracy online.

Czas: jeśli dana osoba znajduje się w odległej strefie czasowej (tj. +/- 12 godzin od Twojej strefy czasowej), a zaplanowanie współpracy wideo okazało się trudne, możesz spróbować zaangażować się w współpracę e-mailową. Starając się współpracować za pośrednictwem poczty e-mail, trzeba poświęcić więcej czasu, aby opisać proces osobom, aby był łatwy do zrozumienia i podążania, ale zachowaj krótką komunikację. Na przykład powiedz uczestnikom w jak najmniejszej liczbie słów, jaka jest cel współpracy e-mailowej, jak chcesz otrzymywać odpowiedzi (np. Trzy najlepsze pomysły) oraz daty, na które odpowiedzi są należne.

Archiwizowanie: Obecnie wiele osób korzysta z ich e-maila jako szafy aktów prawnych dla współpracowników. Na przykład po współpracy wideo pomocne może być, aby członkowie zespołu otrzymywali kopię pojedynczych dokumentów omawianych podczas sesji.

Użyj przypadków: e-mail jest dobrym wyborem dla procesów współpracy, które korzystają z informacji pisemnych, takich jak poufne recenzje; Pomysły krytyki; I inne krótkie i bezpośrednie formy współpracy.

Korzyści z platform komunikacyjnych

W skrócie: Platformy wiadomości takie jak Slack i Asana są najlepiej wykorzystywane do krótkich i nieformalnych typów współpracy, które nie są wrażliwe na czasy ani potrzebują natychmiastowej odpowiedzi. Z powodu wygody wysyłania wiadomości niektórzy ludzie rzeczywiście pokonują cel tego narzędzia, publikując zbyt często, przechodząc zbyt wiele szczegółów itp. Jeśli używasz platformy wiadomości do prowadzenia szybkiej współpracy, pamiętaj o monitorowaniu postów i przekierowaniu Ludzie, którzy wyruszą z czatu na pełną dyskusję, aby trzymać się tych myśli, dopóki nie spotkamy się twarzą w twarz, osobiście lub przez film.

Anonimowość: Prowadzenie wspólnych wysiłków, które pozwalają wszystkim mówić swoim umysłem, bez obaw o alienację współpracowników, może być trudne, ale jest to obszar, w którym mogą być przydatne platformy komunikacyjne, w których moderatorzy kanałów mogą zezwalać osobom na składanie odpowiedzi, pytań i komentarzy anonimowo. Niektórzy współpracownicy lubią korzystać z platform komunikacyjnych podczas wideokonferencji w celu głosowania pomysłów w górę iw dół.

Udostępnianie plików: platformy Messaging są świetne, aby zapewnić wszystkim zaangażowanym w współpracę zespołowi dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak obrazy, pliki PDF, arkusze kalkulacyjne itd.

Użyj przypadków: najlepsze przypadki współpracy w przypadku platform do obsługi wiadomości obejmują sondaże, pytania, ankiety, wyjaśnienia, aktualizacje i inne szybkie informacje, które nie wymagają dłuższej dyskusji ani spotkania.

Teraz wszyscy razem

Teraz, gdy wiesz, które typy współpracy są najlepiej obsługiwane przez które narzędzia, możesz mieszać, dopasowywać lub używać kombinacji wszystkich trzech do współpracy w kolejnej drużynie. Jeśli nie dodałeś nowoczesnych wideokonferencji do Twoich wspólnych wysiłków, musisz zawdzięczać tobie, aby dać Tenveo wir. Tenveo to lekki, wszechstronny system wideokonferencji, który sprawia, że komunikacja z ludźmi i udostępnianie ekranów i pomysłów jest żywym i życzliwym doświadczeniem - za każdym razem. Tenveo wyposażony jest w technologię HD video i audio oraz szerokokątny obiektyw, który pięknie oddaje subtelne (i bardzo ważne) niuanse komunikacji, dzięki czemu współpraca z zespołem jest prawdziwą przewagą.

Zobacz więcej na: www.tenveo-video-conference.com