Jak uniknąć koszmarów konferencyjnych

Konferencje wideo to skuteczny i tani sposób na pozostawanie w kontakcie z pracownikami i klientami, ale istnieją pewne pułapki, których należy unikać.

Niezależnie od branży, w której jesteś, prawdopodobnie masz co najmniej kilka połączeń z wideokonferencją. Podczas gdy połączenia te wymagają nieco większego sprzętu niż konferencji audio, potrzebują czasu, który nie może być w pełni spełniony, jeśli nie spotkamy się osobiście. W rzeczywistości popularność wideokonferencji wybuchła w ostatnich latach i to z kilku powodów.

Po pierwsze, wideokonferencji oszczędza czas i pieniądze. Zgodnie z analizą przeprowadzoną przez PGi, firmy, które regularnie korzystają z wideokonferencji, wynoszą 30% całkowity koszt podróży, obejmujący hotel, przelot, paliwo, taksówkę, wynajem samochodów i wyżywienie. Ponadto wideokonferencje mogą prowadzić do większej wydajności i wydajności. Kolejną zaletą wideokonferencji jest to, że przynosi poczucie jedności wśród rozproszonych pracowników, którzy prowadzą telepracę lub pracują w różnych miastach. Czasami wystarczy spotkanie twarzą w twarz.

Ale wideokonferencje przychodzi również ze swoimi wyzwaniami. Czy kiedykolwiek uczestniczyłaś w rozmowie, która była tak źle zorganizowana, czy też miała tyle technologii, że czułem się jak strata czasu? Większość ludzi prawdopodobnie. Dlatego ważne jest, aby robić wszystko, aby uniknąć następujących wideokonferencji wideo, niezależnie od tego, czy jesteś gospodarzem, czy uczestnikiem.

Szum. Wielką zaletą wideokonferencji jest to, że umożliwia pracę z dowolnego miejsca, nawet w domu. Ale pamiętaj, że Twój cel jest jak najbardziej profesjonalny. Oznacza to, że należy wyeliminować wszelkie niepożądane dźwięki, w tym barki dla psów i krzyki dla dzieci. Zamknij się w cichym pokoju bez zakłóceń. Jeśli wiesz, że masz ważne wezwanie, wyślij dzieci do babci i zamknij psy w innym pokoju.

Bezgłośne zakłócenia. Nie należy jako "ta osoba", która zapomni unikać rozmowy z innymi osobami w pokoju, odpowiadając na inne rozmowy telefoniczne lub, żując, kazując filiżankę kawy. Jeśli musisz odstąpić od rozmowy, wycisz sobie bez względu na przyczynę.

Muted rozmowy. Z drugiej strony, nie zapomnij o wyciszeniu się, kiedy masz prawo mówić. Kto wie, ile minut i godzin zostało utraconych w naszym życiu dzięki przypadkowemu wyciszeniu!

Spotty połączenia. Nie ma nic bardziej irytującego niż wykopanie rozmowy wideo. Nie tylko brakuje Ci części spotkania, ale tracisz czas i energię, próbując wrócić. Upewnij się, że masz stałe połączenie z internetem, niezależnie od tego, gdzie pracujesz, i jak zrestartować go, gdy wyjdzie. Ponadto, jeśli jest to możliwe, mieć zapasowe źródło połączenia; Na przykład jeśli jest aplikacja dla Twojego programu do wideokonferencji, zainstaluj go w smartfonie i wiesz, jak go używać, jeśli jest to konieczne.

Statyczne lub zakłócenia. To nie jest fajne, gdy ktoś traci każde inne słowo, które mówisz (lub odwrotnie). Czasami technologia jest po prostu bestią i nie ma sposobu na jej zapobieganie. Jednym ze sposobów zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia zakłóceń lub zakłóceń jest to, że wszyscy uczestnicy wyciszają swoje telefony, chyba że mówią.

Nieznany mówca. Gdy w linii jest wielu osób, może być trudno zapamiętać kto jest kim. Nawet jeśli program, którego używasz, identyfikuje użytkownika, podaj swoje imię i nazwisko, a następnie powiedz coś ważnego. Pomoże to osobom, które nie znają dobrze, zanim powiesz słowo.

Centralny echo. Czasem jest niewyjaśnione echo w rozmowie wideo. Jeśli to nastąpi, spróbuj zawęzić go do konkretnej osoby lub poprosić o ponowne wybranie numeru. Jeśli to nie rozwiąże problemu, przygotuj się na inny most lub linię, aby ludzie dołączyć.

Poza tymi koszmarnymi wideokonferencjami wideo, oto kilka wskazówek dotyczących najlepszych praktyk podczas przygotowywania się do rozmowy wideo:

Jeśli organizujesz spotkanie, upewnij się, że jest to naprawdę konieczne. Prawie wszyscy usłyszeliśmy połączenie i pomyślałem: "Cóż, można to osiągnąć dzięki e-mailowi!" Pomóż uczestnikom w zadaniu jasno i szczegółowo omawiać zadania. Pamiętaj, aby na końcu zadać pytania.

Korzystaj z technologii wideokonferencji przed rozpoczęciem spotkania. Nie czekaj, aż pięć minut przed rozpoczęciem połączenia zacznie się logować po raz pierwszy. Jeśli jesteś gospodarzem spotkania, najpierw przeprowadzaj test. Poproś pracownika, aby dołączył do swojego spotkania z praktyką, aby móc uzyskać dostęp do udostępniania ekranu, mutingu i odświeżania uczestników i nie tylko.

Używaj dużo światła. Nie ma znaczenia, gdzie jesteś podczas spotkania, biura, domu itp., Upewnij się, że jest wystarczająco dużo oświetlenia, aby inni mogli zobaczyć Twoją twarz. Nie pozwól sobie na podświetlenie, a twarz może wydawać się ciemna. Zamiast tego upewnij się, że światło pochodzi z przodu lub z boku.

Upewnij się, że tło nie przeszkadza. To nie jest bardzo profesjonalne, aby mieć kupkę pralni lub zabawki dla dzieci rozrzucone za Tobą. Zamiast tego przejdź do prostego i prostego. Ubierz odpowiednio. Nadal jesteś profesjonalistą, więc jeśli nie jest to konferencja audio, zwróć uwagę na włosy, makijaż i odzież. W szczególności nosić kolory wyciszone, neutralne lub pastelowe; Nie paski, kropki, plaid czy cokolwiek innego, co mogłoby rozpraszać na ekranie. Trzymaj kamerę internetową na poziomie oka lub nieco wyżej. Dziwne kąty są również rozpraszające. Zastanów się nad zakupem dobrego mikrofonu, zwłaszcza gdy wykonasz wiele rozmów wideo. Zewnętrzny mikrofon USB to świetny wybór. Bądź skupiony na rozmowie. Pamiętaj, że ludzie mogą Cię widzieć, więc nie podejmuj wielu zadań podczas wideokonferencji. Spójrz do kamery. Zbyt wielu ludzi patrzy na swój obraz na ekranie, ale to sprawia, że pojawia się (dla wszystkich), jakbyś patrzył w dół. Nie spotkasz się tak profesjonalnie i szczerze, jak chcesz. Pamiętaj, że wideokonferencje są jak każda technologia, ponieważ wiele korzyści, jak również wyzwań. Na szczęście wiele z tych wyzwań można uniknąć z niewiele wiedzy, rozwiązywania problemów i cierpliwości. Więc przygotuj się na kolejną konferencję wideo z łatwością. Światła, kamera, akcja!

Zobacz więcej na: www.tenveo-video-conference.com

Tel .: +8613657740706

Whatsapp: +8613657740706

Skype: sfairaxdon

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706

Facebook: Rachel Liang

Linkedin: Rachel 梁 枫 悦

Twitter: TenveoTenveo

E-mail: Rachel.liang@tenveo.com

Witryna internetowa: http: // www.tenveo-video-conference.com /

Sklep Aliexpress: https://tenveo.aliexpress.com/

Dodanie: Room511-514, budynek Fengtian New tech, ul. Północnego Xuegang, Longhua Dist. Shenzhen.CN.